von Stadtrat Daniel Leupi, Vorsteher Finanzdepartement der Stadt Zürich

Kann eine Stadtverwaltung mit rund 30'000 Mitarbeitenden Homeoffice?

Ja, sie kann! In der Stadt Zürich besteht bereits seit Mitte 2018 ein Reglement über mobiles Arbeiten. Ein Teil der Mitarbeitenden hat bereits vor der Pandemie im Homeoffice gearbeitet und gute Erfahrungen damit gemacht.

Natürlich war es vorteilhaft, dass zahlreiche Dienstabteilungen mobiles Arbeiten als Arbeitsform schon angewendet haben und die technische Infrastruktur bei vielen Mitarbeitenden bereits eingerichtet war. Rückblickend betrachtet hat der Übergang ins Homeoffice im Frühjahr 2020 mit den bestehenden Regelungen gut funktioniert. Das bestätigt auch eine Auswertung, die wir im obersten Kader vorgenommen haben: 84 Prozent der Befragten gaben an, dass der Übergang ins Homeoffice gut geklappt hat.

Dennoch waren auch wir nicht davor gefeit, dass ab und zu – auch bei mir – während Konferenzen das Video gestockt oder der Ton nicht funktioniert hat. Das mag kurzfristig nerven, oder erheitern – je nach Blickwinkel. Auf die Leistungen der Stadtverwaltung für die Bevölkerung hatte das aber keinen Einfluss. Diese konnten während der ganzen Dauer der Pandemie aufrechterhalten werden.

Viele Mitarbeitende der Stadt Zürich arbeiten an der Front und konnten nicht ins Homeoffice. Gibt oder gab es da nicht Konfliktpotential?

Die Stadtverwaltung Zürich erbringt Leistungen in einem enorm breiten Spektrum verschiedenster Branchen. Aus betrieblichen Gründen können nicht alle im Homeoffice arbeiten. So konnten weder die grossen Schneemengen im Winter 2021 mit Drohnen weggeräumt werden, noch hat die Stadtpolizei Roboter bei Versammlungen eingesetzt. Auch Gartenbeete oder Bäume lassen sich schlecht via Zoom pflegen. Besonders gefordert war das Gesundheits- und Pflegepersonal, das gerade in dieser schwierigen Zeit vor Ort Herausragendes geleistet hat.

Im Wissen um die heterogenen Berufsfelder haben wir personalrechtlich und betrieblich heikle Themen wie beispielsweise den Umgang mit Quarantäne oder Kinderbetreuung während der Pandemie gegen intern bewusst aktiv und transparent diskutiert und kommuniziert.

Im Normalbetrieb sehe ich weniger Konfliktpotential. Homeoffice wird freiwillig sein. Den Mitarbeitenden in den jeweiligen Berufsgattungen ist klar, ob Homeoffice betrieblich möglich ist oder nicht.

Mitarbeitende lieben Homeoffice, ihre Vorgesetzten weniger…

Zugegeben, Führen auf Distanz bedarf einer gewissen Angewöhnungszeit. Vor allem, weil der persönliche Austausch weniger direkt und unmittelbar ist. Das lasse ich aber als Argument gegen das Homeoffice nicht gelten. Denn Führung basiert für mich auf gegenseitigem Vertrauen, der klaren Formulierung von Erwartungen und Zielen und darauf, dass diese eingefordert werden – unabhängig vom Homeoffice. Meine Erfahrung hat zudem gezeigt, dass die Mitarbeitenden im Homeoffice genau gleich gute Leistungen erzielt haben wie im Büro.

Die Akzeptanz von Homeoffice ist in den letzten Wochen und Monaten stark gestiegen. Mitarbeitende, die vorher kritisch gegenüber Homeoffice eingestellt waren, möchten sogar künftig einen Teil ihrer Arbeit von zuhause aus erledigen.

Daher ist es wichtig, dass wir sowohl Führungspersonen als auch Mitarbeitende im Change-Prozess begleiten und unterstützen, sei es durch interne Schulungsmöglichkeiten für die jeweiligen Zielgruppen, Austauschgremien oder über Best-Practice-Modelle.

Wieso will die Stadt Zürich Homeoffice weiter fördern?

Mobiles Arbeiten kann die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit vereinfachen und erhöht die Arbeitgeberattraktivität. Arbeitsbeginn oder Arbeitsende können besser an die Schul-Unterrichtszeiten und die Öffnungszeiten anderer Betreuungseinrichtungen wie Krippe oder Hort angepasst werden.

Mehr Mitbestimmung bei der Wahl des geeigneten Arbeitsorts kann die Konzentration und die Ruhe im Tagesablauf fördern.

Ausserdem belegen diverse Studien, dass vermehrtes Homeoffice ein grosses Einsparpotenzial in Bezug auf CO2–Emissionen hat und den Pendelverkehr zu Spitzenzeiten entlastet. Damit leistet die Stadt Zürich einen Beitrag für ihre Klimaziele.

Wie stellt sich die Stadt Zürich das Arbeiten der Zukunft vor?

Für mich ist jetzt schon klar, dass die Art und Weise der Zusammenarbeit nicht mehr so sein wird wie sie vor der Corona-Pandemie war. Homeoffice und mobiles Arbeiten werden fester Bestandteil unserer Anstellungsbedingungen. Aus diesem Grund überarbeiten wir aktuell das bestehende Reglement zum mobilen Arbeiten.

Die Kompetenz zur Bewilligung von mobilem Arbeiten liegt weiterhin bei den Dienstchefinnen und Dienstchefs, die diese neu an eine von ihnen bezeichnete Stelle delegieren können. Die Entscheidung für mobiles Arbeiten sollte somit niederschwellig sein und in Absprache mit den direkten Vorgesetzten gefällt werden können.

Wenn Mitarbeitende einen Teil ihrer Arbeit von zu Hause aus erledigen möchten und sich die Tätigkeit für mobiles Arbeiten eignet, wird es künftig bewilligt. Da mobiles Arbeiten nicht immer im Interesse des Betriebs liegt, besteht aber kein absoluter Anspruch darauf. Die Freiwilligkeit ist für mich ein zentrales Element. Im Normalbetrieb wird niemand zu Homeoffice verpflichtet. Mobiles Arbeiten wird die Arbeit am üblichen Arbeitsort ergänzen aber nicht ersetzen.

Oft wurde ich in den letzten Wochen gefragt, was denn das richtige Verhältnis zwischen Büro- und Heimarbeit sei. Eine abschliessende Antwort auf diese Frage werden wir mit dem neuen Reglement nicht geben. Eine fixe Vorgabe, wie hoch der Büro- respektive der Home-Anteil sein soll, wollen wir bewusst nicht fix vorgeben. Das liegt vor allem auch im Ermessen der direkten Anstellungsinstanz in den einzelnen Organisationen und Dienstabteilungen. Auf dieser Ebene ist auch zu klären, wie beispielsweise mit Themen wie hybride Sitzungen, Homeoffice und Teilzeitarbeit, Gesundheitsschutz, Einhalten von Pausen oder Erreichbarkeiten umgegangen wird.

Wenn mehr Homeoffice gemacht wird – sitzt die Stadt Zürich auf vielen leeren Verwaltungsbüros?

Gemäss Bürokonzept von Immobilien Stadt Zürich ist vorgesehen, dass weiterhin alle Mitarbeitenden einen städtischen Arbeitsplatz nutzen können. Dies kann auch ein nicht persönlicher Arbeitsplatz sein, der flexibel von mehreren Personen genutzt wird. Möglich auch, dass Schreibtische entfernt werden und mehr Gemeinschaftszonen eingerichtet werden, da sich die Mitarbeitenden im Büro dereinst mehr zum Austausch und für Sitzungen treffen, derweil konzeptionelle oder konzentrierte Tätigkeiten eher von zu Hause aus erledigt werden.

Da wir mit der Etablierung von Homeoffice erst in der Anfangsphase stecken, werden wir dieses Thema in Zukunft genau beobachten und notwendige Schritte wie beispielsweise Umnutzungen von bestehenden Büroräumlichkeiten oder Auflösung von Fremdmieten frühzeitig in die Wege leiten. Ebenso engagiert sich die Stadt Zürich seit einiger Zeit in der Work Smart Initiative und profitiert so vom Know-how-Transfer.

Wie viel Digitalisierung braucht Homeoffice?

Die Stadt Zürich ist seit mehreren Jahren in verschiedensten Bereichen mit Digitalisierungsvorhaben unterwegs. Dazu hat sie Ende 2018 eine Smart-City-Strategie beschlossen und drei von sechs gegenwärtigen Strategie-Schwerpunkten unterstützen die Strategie mit konkreten Projekten. Beispielsweise mit «Mein Konto», dem Portal für alle Online-Services der Stadt Zürich. Hier haben wir kürzlich die Grenze von 100'000 Nutzenden überschritten – Tendenz weiter steigend.

Der «Arbeitsplatz der Zukunft «verwendet neuste technologische Elemente. Künftig können alle Mitarbeitenden auch via Smartphone auf die Applikationen zugreifen. Damit integrieren wir alle Mitarbeitenden ohne festen Büroarbeitsplatz in unsere digitale Infrastruktur, was die Zusammenarbeit vereinfacht und effizienter macht.

Werden Homeoffice und neue Arbeitswelten die Stadt verändern?

Die Stadt Zürich geht mit viel Elan in die Zukunft. Die Arbeitswelten werden sich rasant verändern. Das wird Auswirkungen haben; für die Stadt Zürich als Arbeitgeberin wie auch für die Stadt als Wirtschaftsstandort. Was das im Detail auf die Entwicklung von Büroflächen, Anzahl Arbeitsplätzen oder etwa die Gastrobranche bedeutet, lässt sich zum jetzigen Zeitpunkt noch schwer abschätzen, da sich viele Unternehmen erst jetzt konkret mit der Umsetzung von Homeoffice nach der Pandemie auseinandersetzen.

«Nach Corona. Stimmen aus den Städten» erscheint jeden Mittwoch. Jede Woche äussern sich Exponentinnen und Exponenten aus Politik und Verwaltung sowie Fachpersonen, die für Städte oder zusammen mit Städten tätig sind, in der Textreihe «Nach Corona. Stimmen aus den Städten» dazu, was Schweizer Städte seit der Corona-Krise umtreibt (Abonnieren).

Daniel Leupi ist Stadtrat und Vorsteher des Finanzdepartements der Stadt Zürich.